Menu Sluiten

Common Ground schopt de zaaksysteemmarkt uit balans

Met de komst van Common Ground gaan veel gemeenten opnieuw rond de tekentafel om uit te denken op welke wijze ze de komende jaren hun applicatielandschap willen inrichten. Een flinke verandering, voor zowel de gemeenten zelf, maar zeker ook voor de leveranciers. Vanuit KBenP vinden wij dat wel mooi. De markt is duidelijk in beweging, maar praatjes vullen nog geen gaatjes.

De publicaties over Common Ground schieten als paddenstoelen uit de grond, maar op een simpel verzoek welke leveranciers concreet bezig zijn met Common Ground bij een gemeente blijft het angstvallig stil. Tegelijkertijd zien wij dat gemeenten die nu een aanbesteding starten willen voorsorteren op de ontwikkelingen rondom Common Ground. Sterker nog, het liefst leggen ze het gedachtengoed van Common Ground volledig vast in eisen, iets wat op dit moment nog niet realistisch is. Kortom, de vraag en het aanbod is momenteel uit balans.

Ben je als gemeente al in het bezit van een acceptabel zaaksysteem dan is het plan relatief simpel. Zet de komende jaren naast je huidige zaaksysteem Common Ground initiatieven op om het zaaksysteem te kunnen ‘ontmantelen’ om zo aan te sluiten op de nieuwe Common Ground componenten. De keuze voor moderne losse componenten biedt ook kans om een nieuwe markt van leveranciers aan te boren. Echter hebben deze nieuwe leveranciers ook nog een flinke weg te gaan. 

Complexer is het als je binnen afzienbare tijd van je huidige zaaksysteem af moet. Soms omdat de leverancier een andere strategie voor het zaaksysteem gaat voeren (Centric en GreenValley) of omdat de software simpelweg te verouderd is om nog op de juiste wijze te kunnen functioneren. Voor deze groep is de keuze een stuk complexer.

Een andere strategie is om het oude zaaksysteem te laten staan en maximaal in te zetten op Common Ground. Een ambitieus plan en vooral ook lastig omdat binnenkort pas de Zaakregistratiecomponent (ZRC)als eerste component definitief zal worden en het dus onbekend is wanneer alle overige onderdelen van het huidige zaaksysteem vervangen kunnen worden. Bovendien zal het niet gemakkelijk zijn om het oude zaaksysteem aan te laten sluiten op de nieuwe moderne componenten tijdens de transitie.

Wat het nog lastiger maakt is dat als je nu een zaaksysteem hebt van meer dan 10 jaar oud je waarschijnlijk op de markt een modern zaaksysteem in de cloud kan kopen voor de helft van het geld, met twee keer zoveel functionaliteit en nog gebruiksvriendelijk(er) ook. Een andere strategie kan dus zijn om toch het zaaksysteem te vervangen. Bij de verwerving is het dan verstandig flink in te zetten op ‘Common Ground bereidheid’ en samen met de nieuwe leverancier het zaaksysteem de komende jaren steeds meer op Common Ground componenten te laten aansluiten. Helaas zal je dan wel flink moeten vertrouwen op de beloftes van je leverancier, iets waar veel gemeenten nog altijd moeite mee hebben, in sommige gevallen terecht.

2 Comments

  1. Hugo ter Doest

    “Maar praatjes vullen nog geen gaatjes” suggereert dat er alleen maar gepraat wordt en dat is zeker niet het geval. Inmiddels zijn de API’s voor Zaakgericht Werken gepubliceerd als release candidate. Naar verwachting worden deze per 1 september definitief als nieuwe standaard. Deze API’s zijn ontwikkeld met gemeenten en leveranciers. De leveranciers zijn al bezig met het inbouwen in hun applicaties. Tijdens een drietal API-labs en twee Fieldlabs konden zij aan de slag met de nieuwe standaard en zijn de eerste serieuze stappen gezet naar integratie. Hetzelfde geldt voor andere Common Ground projecten zoals HaalCentraal en NLX, die hard op weg zijn hun producten gereed voor gebruik te maken.

    Daarmee zeg ik niet dat de overgang naar een API-landschap eenvoudig is of snel zal gaan. De beoogde strategie is die van ‘twee sporen’, dat wil zeggen het stapsgewijs (of beter procesgewijs) migreren van de oude applicaties naar de nieuwe applicaties die de vijflagenarchitectuur volgen. Inderdaad zal het niet gemakkelijk zijn om bestaande zaaksystemen aan te laten sluiten op de nieuwe architectuur. Veel zal afhangen van de opbouw van deze applicaties en van de inventiviteit van leveranciers. Sommige leveranciers zullen ervoor kiezen een nieuw product neer te zetten, anderen voor een evolutionaire aanpak. Veel belangrijker is de marktwerking die ontstaat als gemeenten hun leveranciers vragen om een zaaksysteem volgens Common Ground uitgangspunten. En daarbij hoef je echt niet alleen te vertrouwen op de beloftes van leveranciers, maar kun je goede resultaatafspraken maken over de te leveren oplossing(en).

    Hugo ter Doest
    Product Owner API’s voor Zaakgericht Werken, VNG-Realisatie

  2. Sven Blom

    Dag Hugo, met die zin refereer ik enkel naar het feit dat veel leveranciers vanalles publiceren over hun betrokkenheid en ambitie, maar dat op ons verzoek geen enkele reactie binnen is gekomen. Dat staat helemaal los van al het werk wat nu wordt verzet.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.