De aanbesteding van een zaaksysteem: vervelende hobbel of een goede start?

“We willen graag Zaakgericht Werken gaan invoeren, maar we moeten eerst nog helemaal gaan aanbesteden.” De aanbesteding van een zaaksysteem wordt vaak ervaren als een grote hobbel die helaas genomen moet worden voordat je echt kan beginnen met de implementatie. Zonde. Want zo groot hoeft die hobbel helemaal niet te zijn. Voor ons is het aanbesteden van een zaaksysteem veel meer dan alleen de aanschaf van de software: hier begint de invoering van ZGW.

Om dat te bereiken hebben wij een paar tips:

1. Bepaal je doelstelling. De behoefte om beter samen te werken of projectmatig werken te ondersteunen kan leiden tot een ander type zaaksysteem dan de vraag om een betere dienstverlening. Maak een keuze in de primaire doelstelling voor de aanschaf van het zaaksysteem. Bepaal daarna ook de scope op hoofdlijnen. Hiervoor hebben wij een schematisch overzicht waarbij de te maken keuzes snel inzichtelijk worden. De keuze om met het zaaksysteem direct zware backoffices uit te faseren of juist te koppelen is van belang voor de uitvraag en natuurlijk later ook voor de implementatie.
2. Zorg voor een vaste werkgroep. De werkgroep stelt het programma van eisen op, beoordeelt daarna de inschrijvingen en is daardoor naar onze mening ook verantwoordelijk voor de implementatie. Een belangrijke functie van de werkgroep is om later uit te leggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat de alternatieven waren. Een hele belangrijke groep dus! Om succesvol te zijn is het van belang dat in deze groep een afspiegeling van de hele organisatie zit: alle sectoren moeten vertegenwoordigd zijn, DIV, ICT, de potentiële beheerders van het systeem en natuurlijk enkele eindgebruikers. Elk vertegenwoordigen zij een eigen achterban, maar ze zijn samen in staat om tot een uitvraag te komen waar de organisatie als geheel het beste mee geholpen is. Maak de groep vooral niet groter dan noodzakelijk. De ideale omvang van een werkgroep is voor ons 7 projectleden.
3. Stel een gebalanceerd Programma van Eisen op. De afgelopen tijd is het vaker gebeurd dat een PvE te veeleisend was voor leveranciers om op in te schrijven. Om dat te voorkomen moet je de beschikbare oplossingen en partijen in de markt goed kennen. Je wilt eruit halen wat er in zit, voldoende informatie ontvangen om te kunnen beoordelen, de markt stimuleren, maar er moeten wel inschrijvingen komen. Zorg er ook voor dat in de uitvraag voldoende informatie staat over de huidige situatie en de ambitie van de organisatie. Zo kunnen de leveranciers een passend aanbod doen. Wij hebben hiervoor een standaard basisbestek dat we in een aantal workshops met de werkgroep op maat maken voor de organisatie.
4. Doe het samen. Bij het opstellen van een PvE moeten keuzes gemaakt worden. De ene eis van DIV kan consequenties hebben voor het gebruik bij het KCC. En de behoefte van een eindgebruiker kan voor de beheerders extra werklast creëren. Omdat iedereen een eigen specialisme en eigen achterban heeft, is het aannemelijk dat je in dit traject op punten ook tegenover elkaar komt te staan. Accepteer dit en neem er de tijd voor. Je moet er samen voor zorgen dat de uitvraag leidt tot een systeem waarmee de doelstellingen van de organisatie als geheel behaald kunnen worden. Zorg dat iedereen zijn eigen kennis waar nodig overdraagt aan de rest van de groep zodat alle deelnemers aangehaakt blijven. Alle discussies die je nu beslecht brengen je voordeel bij de implementatie en nu heb je nog de mogelijkheid om het mee te nemen in de aanbesteding. Daarnaast zorgen de discussies ervoor dat gemaakte keuzes door iedereen uitgelegd kunnen worden.
5. Laat de leverancier demonstreren. Bewegende beelden zeggen vaak meer dan heel veel woorden. Schermprintjes kunnen verraderlijk zijn en teksten verhullend. Door de leveranciers hun product te laten demonstreren krijg je een completer beeld van de oplossing. Het geeft je ook de kans om verheldering te vragen op de antwoorden van een leverancier. Echter, na de definitieve gunning vormt de offerte het fundament voor een vaak jarenlange samenwerking, dus alleen demonstreren is onvoldoende. Voor een goede beoordeling is het van belang de ingediende offerte als uitgangspunt te gebruiken en door middel van een demonstratie eventuele onduidelijkheden weg te nemen en de scores te herijken.
6. Organiseer een Proof of Concept. Of je daadwerkelijk hebt gekregen wat er in de uitvraag en de offerte wordt beschreven weet je pas na de installatie. Daarom adviseren wij altijd om voor de definitieve gunning een zogenaamde Proof of Concept te organiseren. Door in een acceptatieomgeving de volledige aanbieding te doorlopen (inclusief gevraagde koppelingen), voorkom je dat je later voor verrassingen komt te staan. Bijkomend voordeel is dat de projectgroep het nieuwe zaaksysteem goed leert kennen en daarmee klaargestoomd is voor de implementatie.