Mini-reeks: Zaakgericht Werken en geo-informatiesystemen, een ‘nieuwe’ match?

Wij als adviseurs van KBenP zien in toenemende mate dat het gebruik van geografie en geo-informatiesystemen (GIS) een centrale rol in neemt bij de dienstverlening van onze klanten naar inwoners en bedrijven. Deze ontwikkeling wordt onder andere gevoed door de aankomende Omgevingswet, maar ook door de steeds verdergaande technologische ontwikkelingen en mogelijkheden van deze GIS-systemen. De aandacht voor GIS groeit, zéker ook in combinatie met Zaakgericht Werken en de ‘nieuw’ vast te stellen relatie tussen het zaaksysteem en het geo-informatiesysteem. In deze mini-reeks van twee blogs geven leveranciers van geo-informatiesystemen hún kijk op deze ontwikkelingen. Vorige week gaf Esri haar visie en deze week is het de beurt aan Nieuwland en Mapgear!

Ontwikkelingen op het gebied van Geo

Meer dan 80% van de beschikbare informatie bevat een locatiecomponent. Het is eigenlijk heel erg gek dat binnen informatiemanagement, geo nu pas in opkomst is. Een mens is visueel ingesteld en een kaart zegt meer dan duizend woorden. Toch gaan we in veel van onze dagelijkse processen eigenlijk enkel uit van deze woorden, niet van het kaartbeeld. Waarom is het nog geen gewoongoed om zaken, documenten en andere (basis)informatie te koppelen in de kaart?

Door het toepassen van geo-informatie is het erg goed mogelijk om gegevens te koppelen aan objecten en percelen. Hierdoor is eenvoudig, in één oogopslag, te zien wat er speelt binnen een wijk, buurt of gemeente. Door de inzet van geo-informatie is een data-gestuurde aanpak mogelijk, op basis van deze gegevens zijn analyses, presentaties (BI-gerelateerd) en visualisaties mogelijk.

Relatie met het zaaksysteem

De inzet van geo maakt het mogelijk om zaken, documenten, basisgegevens en andere gegevens op eenvoudige wijze bijeen te laten komen in de kaart. Door deze objectgerichte/perceelsgerichte aanpak krijgt een medewerker bijvoorbeeld snel inzicht in welke zaken in de buurt en/of wijk spelen, wat de status hiervan is en welke deelzaken, gerelateerde en vervolgzaken aan die hoofdzaak zijn gekoppeld. Dit zonder daarvoor diverse zaaklijsten en werkvoorraden door te nemen. Dit biedt een grote meerwaarde, omdat er vaak sprake is van meerdere zaken op één object (bijvoorbeeld een huisadres). Bovendien is de historie van een object op deze manier eenvoudiger terug te vinden. Daarnaast kunnen lopende zaken in de buurt worden bekeken of er meerdere zaken spelen over hetzelfde onderwerp.

Naast het geografisch weergeven van zaken kan hiermee ook op eenvoudige wijze onderliggende informatie in kaart worden gebracht. Zo kan nuttige informatie vanuit basisregistraties zoals bijvoorbeeld BAG, WOZ, BGT, NHR en kadastrale gegevens in informatieve kaartlagen worden gebundeld. Een medewerker van het KCC kan dan bijvoorbeeld direct zien wat de gebruiksdoeleinden van een pand zijn, wie hiervan de eigenaar is, of de gemeentelijke belastingen op dat pand zijn voldaan, welke lopende (en historische zaken) er op het object rusten, etc. Dit biedt een generiek overzicht van gegevens binnen één zaaksysteem, wat normaliter veel zoekhandelingen zou vergen in andere systemen. Het toepassen van geo maakt het mogelijk bronnen te combineren en gegevens te visualiseren. Daarbij heeft het toepassen van geo een waardevolle rol in het starten van zaken, gegevens vanuit de kaart (basisregistraties en andere gegevens) kunnen worden overgenomen in de zaakregistratie, indien vanuit een object de zaak wordt gestart.

Dit heeft zeker bij de opkomst van het DSO een toegevoegde waarde, het is dan niet meer nodig om de gegevens die gemeenten al in huis hebben nogmaals uit vragen in een e-formulier. Daarbij kan het zelfs een erg waardevolle oplossing zijn in het kader van de Digitale Agenda 2020, daarin dient de overheid een faciliterende rol in te nemen en de dienstverlening geheel digitaal aan te bieden. Door een geo-platform aan aanvragers (burgers en bedrijven) aan te bieden, is het mogelijk data gestuurd te gaan werken en tegelijkertijd een grote digitaliseringsslag te maken.

Gegevens vanuit basisregistraties, APV’s, bestemmingsplannen en het Digitaal Stelsel Omgevingsvergunning, zijn allen van invloed op het verstrekken van een mogelijke vergunning. Geo maakt het mogelijk om (bijvoorbeeld door een prik op de kaart of het intekenen van een gebied)  een analyse uit te voeren op meerdere informatiebronnen . Hiermee wordt het mogelijk om realtime adviezen te verstrekken aan aanvragers van vergunningen. Bij een positief advies kan de uitgevoerde analyse onderdeel worden van de zaakaanvraag. Een dergelijke aanpak kan worden toegepast bij een bouwvergunning, een evenementenvergunning, maar ook bij tal van andere aanvragen.

Het benutten van de geo component heeft dus meerdere voordelen. In de eerste plaats biedt het  de mogelijkheid tot geografisch bevragen en filteren van informatie. In de dagelijkse praktijk is ‘locatie’ in veel gevallen een logisch vertrekpunt bij het raadplegen van informatie. Door de sterke toename van de hoeveelheid dynamische informatie, zal het filteren hiervan op basis van locatie de komende jaren steeds belangrijker worden.

Daarnaast levert het in kaart brengen van informatie meer inzicht op, doordat een kaartweergave verbanden laat zien die in puur administratieve (zaak)systemen niet zichtbaar zijn. Hierdoor komen verschillen of juist overeenkomsten – bijvoorbeeld tussen buurten of wijken – duidelijker aan het licht. Vooral bij het ontwikkelen en onderbouwen van gemeentelijk beleid kan dit een grote meerwaarde zijn. Uiteraard geldt hierbij wel dat het van belang is de juiste verbanden te leggen. Hiervoor is inhoudelijke kennis nodig, in combinatie met geo expertise. Alleen het koppelen van geo aan zaaksystemen is dus niet voldoende, er zal ook voldoende aandacht moeten worden besteed aan het vaststellen van de gewenste data combinaties. Daarnaast geldt dat de gekozen presentatievorm bepalend is voor de bruikbaarheid van geografische informatie. Het slim gebruik van kleuren, stijlen en iconen kan een wereld van verschil maken in hoe leesbaarheid een kaart is en welke verbanden hieruit naar voren komen.

Onze conclusie is dat er binnen het domein van zaakgericht werken veel kansen liggen voor het nuttig inzetten van geo. Dit begint met het denken in objecten waarop meerdere zaken van toepassing kunnen zijn. Daarnaast vormt geo wat ons betreft een logisch startpunt bij het data gestuurd werken, passend binnen de beginselen van de Common Ground en de Digitale Agenda 2020.

Nieuwland en Mapgear willen graag zaaksysteem leveranciers assisteren in het toepassen van geo/object gericht werken in hun applicaties.

Voor meer informatie ga naar:

www.nieuwlandgeo.nl

www.mapgear.nl

P.s. Heb je als leverancier van een geo-informatiesysteem ook een interessante visie op de relatie tussen Zaakgericht Werken en geo, laat het ons weten!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.