Wat is er anders aan het kopen van een VTH applicatie t.o.v. een zaaksysteem?

Zaakgericht Werken wordt ingezet als manier om efficiënter te werken, de informatiehuishouding op orde te houden, en te kunnen voldoen aan de wetgeving. Dit overstijgt de domeinen en wordt organisatiebreed ingezet. De behandeling van zaken binnen een domein vindt steeds vaker zaakgericht plaats in een ‘domein specifieke’ applicatie.

We zien dat gemeenten voor bepaalde domeinen er voor kiezen om een domein specifieke applicatie aan te schaffen. Dit gebeurt vaker bij grote gemeenten dan bij kleine. Net zoals bij de inkoop van een zaaksysteem loont het de moeite om goed stil te staan bij wat je nodig hebt, wie je daarbij betrekt en onder welke condities je het pakket gaat afnemen. Je kunt dit maar één keer goed doen, en je zit doorgaans een flinke tijd vast aan een systeem.

In deze blog zetten wij (Sebastiaan Gerats en Daan van Dun van KBenP) kort uiteen welke verschillen en overeenkomsten er zijn bij de inkoop van een VTH applicatie (Vergunningen, Toezicht en Handhaving) en een generiek Zaaksysteem.

Verschillen

Het grootste verschil met een aanbesteding voor een generiek zaaksysteem is de markt. Er is een stuk minder concurrentie in de markt dan op die van zaaksystemen. Er zijn zo’n 5 aanbieders van software om het vergunningenproces volledig te ondersteunen. Hierdoor is het dus erg van belang om te weten waarmee je partijen uitsluit en waarmee niet.

Je vraagt specifieks software uit bij een VTH oplossing. Een consequentie hiervan is dat je visie op architectuur tot in detail helder moet zijn. Je moet tot in detail weten en beschrijven hoe deze specifieke software in je applicatielandschap past en met welke componenten je raakvlakken gaat krijgen. Dit is een verschil met de aankoop van een generiek zaaksysteem waar de aangeboden componenten per leverancier nog wel eens kunnen verschillen. Je kunt dan achteraf hierin nog keuzes maken. De andere kant is wel dat de impact op het applicatielandschap kleiner is bij implementatie of vervanging in vergelijking met een generieke zaaksysteem.

Dan de uitvraag. Die stel je met een groepje specialisten op, die allen vanuit dezelfde hoek van de organisatie komen. Dit is duidelijk anders dan bij een zaaksysteem. De impact op je totale organisatie is kleiner, maar bij je vergunningen-, toezicht- en handhavingsteam zal je rekening moeten houden met productieverlies om draagvlak te creëren. Ook het PvE dat je samen opstelt is veel specifieker dan bij een zaaksysteem. Hier zit, zo hebben wij zelf ook gemerkt, een valkuil. Het grootste verschil zit in de vertaling van de wetgeving(en) naar de inrichting van de software. Bij een zaaksysteem wordt vaak alleen de software uitgevraagd, bij een VTH applicatie vraag je de software inclusief de inrichting uit. Ben je hiervan bewust en geeft hierbij ook ‘ruimte’ aan de leveranciers.

Het laatste grote verschil zit ‘m in de oplevering en het beheer. Omdat je meer inrichting uitvraagt is het voordeel dat je vaak turn-key kunt implementeren. Het nadeel hierbij is de afhankelijkheid die je houdt van de leverancier en de flexibiliteit die je hebt om zelf onderdelen in te richten. Bij zaaksystemen neem je dit zoveel mogelijk in eigen beheer en heb je zelf dus meer in de hand. Je moet echter wel meer zelf kunnen en configureren.

Overeenkomsten

Net zoals bij een het inkopen van een zaaksysteem is het inkoopproces ‘de start van de verandering’. Dit is hét moment om een leidende coalitie (zie implementatiemodel) te vormen en de belangrijkste spelers gelijk te betrekken. Ook kun je tijdens dit proces al in kaart brengen hoe je gaat implementeren en je medewerkers hierin meeneemt. De verandering, en daarmee soms de weerstand, zal net zo groot zijn als bij de inkoop en implementatie van een zaaksysteem.

Ook bij de inkoop van een VTH applicatie ligt de nadruk op de kwaliteit en niet op de prijs. Net zoals bij elk ICT project is daarom ook het belang van een goede Proof of Concept (PoC) groot. Wil je zoveel mogelijk discussie met je leverancier voorkomen tijdens je implementatie dan rond je het proces van je aanbesteding af met een PoC. Je toetst dan of je krijgt wat in de offerte is beloofd. Pas als dit overeenkomt, wordt het contract gesloten.

Goed beeld krijgen?

Wil je nu, voordat je gaat aanbesteden, een goed beeld hebben van wat er is te krijgen? Of weet je nog niet zeker of je de VTH processen met een specifieke applicatie of generiek zaaksysteem gaat ondersteunen? Kom dan op 14 februari naar Zaaksystemen in Beeld Live! 2019. Hier zie je naast zaaksystemen, documentgeneratoren en koppelsoftware ook verschillende VTH applicaties. Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze blog, laat het ons weten!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.