Menu Sluiten

Common Ground schopt de zaaksysteemmarkt uit balans

Met de komst van Common Ground gaan veel gemeenten opnieuw rond de tekentafel om uit te denken op welke wijze ze de komende jaren hun applicatielandschap willen inrichten. Een flinke verandering, voor zowel de gemeenten zelf, maar zeker ook voor de leveranciers. Vanuit KBenP vinden wij dat wel mooi. De markt is duidelijk in beweging, maar praatjes vullen nog geen gaatjes.

De publicaties over Common Ground schieten als paddenstoelen uit de grond, maar op een simpel verzoek welke leveranciers concreet bezig zijn met Common Ground bij een gemeente blijft het angstvallig stil. Tegelijkertijd zien wij dat gemeenten die nu een aanbesteding starten willen voorsorteren op de ontwikkelingen rondom Common Ground. Sterker nog, het liefst leggen ze het gedachtengoed van Common Ground volledig vast in eisen, iets wat op dit moment nog niet realistisch is. Kortom, de vraag en het aanbod is momenteel uit balans.

Ben je als gemeente al in het bezit van een acceptabel zaaksysteem dan is het plan relatief simpel. Zet de komende jaren naast je huidige zaaksysteem Common Ground initiatieven op om het zaaksysteem te kunnen ‘ontmantelen’ om zo aan te sluiten op de nieuwe Common Ground componenten. De keuze voor moderne losse componenten biedt ook kans om een nieuwe markt van leveranciers aan te boren. Echter hebben deze nieuwe leveranciers ook nog een flinke weg te gaan. 

Complexer is het als je binnen afzienbare tijd van je huidige zaaksysteem af moet. Soms omdat de leverancier een andere strategie voor het zaaksysteem gaat voeren (Centric en GreenValley) of omdat de software simpelweg te verouderd is om nog op de juiste wijze te kunnen functioneren. Voor deze groep is de keuze een stuk complexer.

Een andere strategie is om het oude zaaksysteem te laten staan en maximaal in te zetten op Common Ground. Een ambitieus plan en vooral ook lastig omdat binnenkort pas de Zaakregistratiecomponent (ZRC)als eerste component definitief zal worden en het dus onbekend is wanneer alle overige onderdelen van het huidige zaaksysteem vervangen kunnen worden. Bovendien zal het niet gemakkelijk zijn om het oude zaaksysteem aan te laten sluiten op de nieuwe moderne componenten tijdens de transitie.

Wat het nog lastiger maakt is dat als je nu een zaaksysteem hebt van meer dan 10 jaar oud je waarschijnlijk op de markt een modern zaaksysteem in de cloud kan kopen voor de helft van het geld, met twee keer zoveel functionaliteit en nog gebruiksvriendelijk(er) ook. Een andere strategie kan dus zijn om toch het zaaksysteem te vervangen. Bij de verwerving is het dan verstandig flink in te zetten op ‘Common Ground bereidheid’ en samen met de nieuwe leverancier het zaaksysteem de komende jaren steeds meer op Common Ground componenten te laten aansluiten. Helaas zal je dan wel flink moeten vertrouwen op de beloftes van je leverancier, iets waar veel gemeenten nog altijd moeite mee hebben, in sommige gevallen terecht.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.